Como seguramente sabes, Office 365 es una suite de aplicaciones de Microsoft, es donde se encuentran las últimas versiones de los clásicos Word y Excel, y mucho más.

Si estás aquí, puede que sea porque tienes que estudiarlo para algún examen o para alguna oposición. Eso les pasa precisamente a los opositores de Auxiliar Administrativo del Estado y Administrativo del Estado desde el cambio en 2024.

Como academia de oposiciones, sabemos muy bien cuál es el enfoque que hay que usar aquí, y hoy queremos trasladarte algunos consejos.

Pero primero, resolvamos dos dudas muy importantes:

¿Para qué sirve Microsoft 365 Office?

Office 365, ahora también llamado "Microsoft 365" (según dónde mires), sirve para acceder a todas las aplicaciones de pago de Microsoft desde una sola suscripción. Esto incluye, tal y como explica Microsoft en su página:

• Word: El clásico procesador de texto, donde se crea y editan documentos.

• Excel: La hoja de cálculo que todos conocemos, donde puedes introducir, gestionar y analizar datos.

• PowerPoint: Herramienta para crear presentaciones visuales, ideal para exposiciones y conferencias.

• Outlook: Un gestor de correos electrónicos, calendarios y contactos, esencial para la comunicación profesional.

• Access: Una aplicación para la gestión de bases de datos, útil para almacenar y analizar grandes volúmenes de información.

• OneDrive: El servicio de almacenamiento en la nube, que te permite guardar y acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

• OneNote: Una libreta digital donde puedes tomar notas, organizar ideas y compartirlas fácilmente.

• Microsoft Teams: Una plataforma de colaboración que integra chat, videoconferencias y herramientas de productividad, ideal para el trabajo en equipo a distancia.

• Muchas más apps de Microsoft como el Calendario, Sway, To do…

• 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive

• Poder instalar todo (o casi) en PC, Mac, Tabletas y teléfonos

• Actualizaciones constantes

¿Es lo mismo Office 365 que Office 2019?

No, no es lo mismo Office 365 (ahora llamado Microsoft 365) que Office 2019. Aunque ambos incluyen aplicaciones populares como Word, Excel y PowerPoint, hay diferencias importantes entre los dos.

Office 2019 es una compra única que solo incluye los aspectos más esenciales de la suite: Word, Excel, PowerPoint, Access, OneNote y Skype. No se actualiza con nuevas funciones, por lo que una vez que lo compras, te quedas con esa versión fija. Además, solo puedes instalarlo en un único dispositivo y no tienes acceso a servicios en la nube.

Microsoft 365, por otro lado, es un servicio por suscripción que incluye prácticamente todas las aplicaciones que Microsoft ha desarrollado. Además de las básicas, también tienes acceso a las más nuevas como Microsoft Teams, Power BI y SharePoint Online. Las aplicaciones se actualizan constantemente, por lo que siempre tienes las versiones más recientes, y puedes instalarlas en varios dispositivos. También obtienes almacenamiento en la nube con OneDrive y otros servicios adicionales.

En el contexto de las oposiciones de Auxiliar Administrativo del Estado y Administrativo del Estado, antes se estudiaba con Office 2019, pero ahora se exige conocer Microsoft 365. Esto se debe a que las administraciones públicas han comenzado a utilizar las nuevas herramientas colaborativas y en la nube que ofrece Microsoft 365, lo que lo convierte en un requisito esencial para quienes se preparan para estas oposiciones.

5 claves para estudiar Office 365

Si quieres estudiar Office 365, es decir, el nuevo Word, Excel, Outlook o Access, te pueden venir superbién estos consejos que te dejamos a continuación, directos de nuestros redactores y profesores que están dando los cursos y temarios correspondientes al temario de Office 365 de las oposiciones de Administrativo y Auxiliar Administrativo del Estado.

1. Céntrate en las apps que son importantes

Lo primero de todo, céntrate en estudiar solo las apps o software que sea importante dentro de Microsoft 365. Por ejemplo, en las oposiciones que mencionamos solo se estudia Word, Excel, Outlook y Access. Nada más.

Esto es muy importante, porque podrías perderte en un mar de aplicaciones, y créenos si te decimos que YA ES MUCHO estudiar cuatro programas. Son mucho más complejos de lo que parece.

2. Básate en lo que preguntan

No podemos decirlo suficientes veces: en las materias donde la cantidad de información podría ser inabarcable (sobre todo, ofimática), tienes que acotar, ¿y cuál es la mejor manera de hacerlo? BINGO: centrándote en lo que han preguntado en años anteriores.

Esto es importante, porque no es solamente que puede ser que lleguen a repetir preguntas de años anteriores (sí, incluso si fueron de 2019, un miembro del Tribunal puede intentar "reciclar" la pregunta, buscando lo mismo en 365), sino que además es una manera de ver qué es lo que quieren que sepas sí o sí.

En cada oposición puede haber un criterio específico. Por ejemplo, en la que nos concierne en este artículo (Auxiliar y Admin) suelen preguntar mucho:

• Rutas para acceder a ciertas funciones. Es decir, tienes que saber cuál es la ruta clicando en pestañas y funciones para llegar a, por ejemplo, exportar un documento.

• Para qué sirve cada programa, para qué no sirve y limitaciones.

• Qué funciones hay en cada programa y cómo funcionan.

• Extensiones con las que se pueden guardar o exportar los archivos.

• Accesos directos de teclado, para aumentar tu productividad.

• Características que valga la pena conocer más a fondo, como las funciones o fórmulas de Excel, que en los exámenes de estas opos entran muy a menudo.

El enfoque ideal para estudiar este tipo de cosas es usar el cuadrante Ninja, que es un muy buen filtro:

Ya sabes, céntrate en lo que sea preguntable (que ya sabes que es porque ya lo han preguntado) y lo fácil de memorizar, sobre todo. Luego, ya tendrás tiempo de ir expandiendo si puedes.

3. Mantente actualizado

En Office 365 hay una particularidad que antes no se daba con versiones anteriores, y es que es un programa que se actualiza constantemente. Esto hace que algunas preguntas pierdan rápido su validez y que te obliguen a tener que estar al tanto de las novedades de la aplicación.

Por esto mismo, no debes basarte en los tutoriales que hay por internet para estudiar, ya que van a estar desfasados en algunos detalles SÍ o SÍ, lo que haría que, por mucho que estudies, tu material estará mal.

Imagínate llegar al examen pensándote que te sabes al 100 % el programa y, de repente, te preguntan por algo que ni te suena, como una nueva característica o una ruta que ha cambiado… ¿cómo te sentaría eso?

Por ejemplo, en Outlook últimamente están poniendo en fase de pruebas una nueva interfaz, y eso puede cambiar tooodo lo que tienes que estudiar. Las rutas y los accesos directos de teclado han cambiado bastante (y en nuestro temario estudiamos ambas interfaces por si acaso).

Para estudiar BIEN de verdad, te recomendamos el plan personal de Microsoft 365, que es el más económico y es el que hemos usado en Formación Ninja para crear nuestro material de estudio. Ojo, porque es solo para una persona. Si tienes a un grupo de familiares que quiera comprarse una licencia contigo, también puedes optar por un plan familiar, pero sale más caro.

Nota: En Formación Ninja no patrocinamos ni colaboramos con Microsoft 365. Estas recomendaciones no tienen ningún ánimo lucrativo.

4. Apréndete primero lo básico

En ofimática, es muy importante que primero entiendas al 100 % todo lo básico (como para qué sirve el programa o sus funciones básicas). Sienta las bases, para que luego estudiar cualquier función avanzada te sea mucho más fácil.

Algo que ejemplifica esto muy bien es cómo hemos estudiado nosotros Excel: primero lo hemos conocido, hemos visto cuáles son sus funciones básicas, luego hemos empezado a conocer cómo funcionan las fórmulas y, finalmente, nos metemos de lleno en estudiar las funciones (que van de menos a más avanzadas).

5. Aplica técnicas de estudio

Una vez tienes claro cómo vas a planificar tu estudio de Office 365 y sabes cómo estructurarlo, es importante que te plantees la posibilidad de empezar a usar técnicas de estudio.

Piensa que hay cosas que va a costarte muchísimo saberte de memoria, sobre todo temas como las rutas (que ya sabemos que es un poco controvertido, pero quieren que te las sepas y punto, recuerda el punto 3).

Para ello, te puede ser superútil mirarte nuestro artículo sobre técnicas de estudio para oposiciones, o el de tips para estudiar si quieres una guía que lo abarque todo.

Ahora ya tienes las claves que nosotros siempre transmitimos sobre cómo estudiar Office 365. Si quieres seguir dándole caña, te esperamos en nuestra academia online de Auxiliar Administrativo y también en la de Administrativo, donde además de enseñarte todo esto en profundidad dentro de Word, Excel, Outlook y Access, también te daremos una plataforma de test donde poder ponerte a prueba y ver si realmente te lo sabes, para poder quitarte así el gusanillo. En caso de que tengas dudas sobre lo que te podemos ofrecer, pregúntanos sin problema.